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Un ex-employé d’une université réclame que ses informations personnelles soient détruites  

Un ancien employé de l’UQAM réclame que ses informations personnelles recueillies dans le cadre d’expertises médicales soient supprimées par l’Université.

 

Décision statuant sur un appel administratif rendue le 17 mars 2022 

 

Mailhot et Université du Québec à Montréal, 2021 QCCAI 73 ; Mailhot c. Université du Québec à Montréal 2022 QCCQ 3331 

 

Renseignements personnels – Accès à l’information – Université – Conservation de renseignements – Travail   

 

 

Faits 

 

Un ex-employé de l’UQAM demande à cette dernière de supprimer les données personnelles qu’elle a recueillies dans le cadre d’expertises médicales. Ces expertises avaient pour but de déterminer l’aptitude ce dernier à reprendre le travail après une interruption de travail due à des problèmes de santé. L’UQAM avait demandé des expertises médicales afin de déterminer si l’employé était capable de travailler dans « le contexte d’une rétrogradation à un poste de niveau technique » (paragraphe 33 de la décision) et s’il était limité de quelconque manière à le faire.  

 

Suite à la terminaison de son emploi à l’UQAM en 2009, l’ex-employé demande à l’UQAM de supprimer certaines informations personnelles qui ont été reproduites dans les différents rapports d’expertise médicale afin de tenter de faire annuler son congédiement sur ces bases.  

 

 

Analyse 

 

Pour qu’une demande de rectification, soit de modification ou de suppression d’informations de son dossier, soit possible, il faut que les renseignements contenus soient inexacts, incomplets ou équivoques ou que la collecte, la communication ou la conservation ne soient pas prévues et autorisées par la loi en vertu de l’article 89 de la Loi sur l’accès. L’ex-employé invoquait que l’UQAM n’était pas autorisée à collecter et conserver ces informations.  

 

Les informations avaient été recueillies dans le cadre d’évaluations médicales effectuées dans le cadre de la saine gestion des rapports de travail entre un employeur et son employé. En effet, l’employeur doit pouvoir évaluer la capacité d’un employé à travailler après un arrêt de travail pour cause de problèmes médicaux. Ainsi, l’UQAM pouvait recueillir ces informations selon l’article 64 de la Loi sur l’accès, puisqu’elles étaient nécessaires à l’exercice de ses fonctions, en l’occurrence déterminer l’état de santé d’un employé afin d’évaluer les possibilités de retour au travail. Par ailleurs, l’UQAM ne pouvait pas répondre par la positive à la demande de rectification de l’employé, car l’article 73 de la Loi sur l’accès y faisait obstacle. En effet, les avocats du Service des affaires juridiques devaient conserver les dossiers inactifs de leurs clients pendant au moins 7 ans après leur fermeture. Cette norme, comme toutes les obligations constatées dans la Loi sur les archives et le Code des professions, avait préséance sur la destruction des renseignements selon l’article 73 de la Loi sur l’accès et empêchait donc l’UQAM de les détruire. L’employé n’a donc pas réussi à faire détruire ou supprimer les informations que l’UQAM possédait relatives à ses antécédents personnels, familiaux ou judiciaires contenus dans les expertises médicales.  

 

Le juge a donc décidé que l’UQAM était en droit de collecter ces renseignements et avait le devoir de les conserver. 

 


Commentaires 

 

Malgré l’obligation des organismes publics de détruire les informations recueillies lorsqu’elles sont utilisées, il est possible qu’ils en soient empêchés par d’autres normes. La Loi sur les archives, le Code des professions ainsi que les règlements adoptés en vertu de ce dernier contiennent des exceptions au principe de la destruction des renseignements après leur utilisation. Ainsi, l’employeur peut être obligé de garder certains renseignements personnels sur ses employés, et ce, même si le lien d’emploi est terminé.  





 

 

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