L’ombudsman, qu’il soit une personne ou une équipe indépendante, joue un rôle essentiel en tant qu’instance de dernier recours pour surmonter les défis entre les membres de la communauté étudiante et leur institution. Son objectif est d’informer, mais aussi d’adresser des recommandations afin de s’assurer de l’amélioration des pratiques et éviter que des situations se répètent dans le futur. Sa mission fondamentale est de veiller à ce que les décisions prises soient équitables et non discriminatoires. Même lorsque les processus sont respectés, l’ombudsman peut intervenir, dans certains cas, afin de rétablir l’équité dans des circonstances où une personne se trouve injustement traitée.
Cependant, malgré son rôle crucial, une question subsiste : est-il suffisamment connu ? Un sondage de visibilité indique que 61 % de la communauté étudiante et 25 % des membres du personnel ne savent pas ce qu’est l’ombudsman. Cette méconnaissance soulève des préoccupations quant à l’efficacité de l’équipe dans son rôle de conciliation et de prévention des litiges.
Consciente de cette difficulté, l’équipe de l’ombudsman a élaboré une planification stratégique visant à accroitre sa notoriété et éduquer la communauté sur son rôle dans le respect des droits et des règles internes.
La prévention des litiges est au cœur des préoccupations de l’équipe de l’ombudsman, tant avec des consultations régulières tout au long de l’année, qu’avec des recommandations formulées et généralement suivies par l’institution.
En comparaison avec le rapport précédent, une augmentation significative des demandes a été constatée et il faut probablement s’attendre à une nouvelle augmentation dans le prochain rapport. Celle-ci est attribuable à une visibilité accrue de l’ombudsman, un signe positif montrant une préoccupation croissante du corps professoral pour le respect des droits des étudiants. Toutefois, une inquiétude subsiste concernant les étudiants internationaux, dont les demandes portent souvent sur des difficultés spécifiques, telles que l’atteinte d’une moyenne minimale de 2,7/4. S’il est normal d’exiger une certaine moyenne, il faut aussi prendre en compte que les étudiants internationaux doivent faire face à de nombreuses problématiques que n’ont pas les autres étudiants (une nouvelle façon d’enseigner ; recherche de logement, création d’un nouveau réseau social, etc.), ce qui rend leur réussite plus compliquée.
L’ombudsman souligne qu’un grand nombre de programmes ont mis en œuvre des périodes de probation, notamment aux cycles supérieurs. Dans les programmes où ce n’est pas encore le cas, l’ombudsman, lorsque la personne étudiante le demande, peut intervenir en dernier recours afin de vérifier l’équité de la décision et permettre, si la situation le permet, que cette personne ait une chance supplémentaire.
Ensuite, un grand nombre de demandes concernent les accommodements. Dans ce domaine, l’équipe de l’ombudsman joue plus particulièrement un rôle d’information, mais peut toutefois toujours intervenir en dernier recours. Les personnes étudiantes craignent parfois d’être absentes en raison d’une maladie. Pourtant elles peuvent obtenir une autorisation de s’absenter, en respectant le Règlement des études et les règles facultaires, pour des raisons de santé.
Aussi, le recours à cette équipe ne doit pas causer de crainte de représailles. En effet, il s’agit avant tout d’une ressource qui peut orienter et conseiller la communauté universitaire. Il est possible que dans certaines situations, l’ombudsman ne puisse agir qu’en levant l’anonymat. Dans ce genre de cas, l’intervention n’aura lieu que si la personne auteure de la demande le souhaite, à défaut, elle sera informée de ses droits et des démarches qui s’offrent à elle.
En conclusion, l’ombudsman émet régulièrement des recommandations, dont certaines ont des répercussions tangibles, comme l’uniformisation des plans de formation en 2021. Cette équipe demeure un organe incontournable pour la protection des droits au sein de l’Université. Les membres de la communauté universitaire sont encouragés à le solliciter en cas de besoin
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